Reserva de Ambientes | Síndico
Praticidade de reservas de ambientes em condomínios.
Funcionalidade disponível conforme orientação do condomínio.
1. Ativação da funcionalidade
Vá em Menu, e em seguida Ativar reserva de ambiente.
Preencha o campo E-mail, com o endereço digital para qual você deseja que sejam enviados os relatórios mensais das reservas feitas via aplicativo.
2. Configuração de Ambientes
Vá em: Menu > Configurar Ambientes > Ambientes > Novo Ambiente.
Nome: o nome do ambiente (Ex.: Academia / Salão de festas)
Capacidade: a capacidade de pessoas no ambiente. (Ex.: 85 pessoas)
Status: Ativo ou Inativo (Ativo quando disponível para reservas. Inativo quando local ainda não disponível para reservar)
Categoria: qual seria o ambiente (Ex.: Piscina / Sala de jogos)
Estrutura do Ambiente: Neste campo você irá preencher se no ambiente da reserva possui vidros, mármore e/ou espelhos.
Serviços: Informe nessa área se o ambiente possui algum valor (opcional ou obrigatório) para fazer a reserva, como por exemplo a taxa de limpeza. No aplicativo o valor possui caráter informativo, o modo de cobrança segue o modelo atual do condomínio.
Anexos: Nos anexos é possível incluir fotos e/ou vídeos, lista de materiais/utensílios disponíveis, documento de regulamentos, entre outros.
E o item Parâmetros, que explicamos abaixo:
PARÂMETROS
Gerais
Antecedência para reservar: Quantidade de dias mínimo para efetuar a reserva.
Antecedência máxima para reserva: Quantidade de dias máximo para efetuar a reserva.
Antecedência para cancelar reserva: Quantidade de dias para o cancelamento de reserva.
Limite diário de reservas por unidade: Número máximo de reservas por unidade no mesmo dia.
Limite mensal de reservas por unidade: Número máximo de reservas por mês da mesma unidade.
Limite de reservas de uma unidade: Quantidade máxima de reservas permitidas por unidade, por vez.
Permitir reservas para o dia todo? Permite que os usuários façam reservas para ocupar um ambiente durante todo o dia.
Permitir múltiplas reservas no mesmo dia/horário? Uma ou mais reservas no mesmo dia / horário nesse ambiente.
Restringir reservas a um bloco específico: Define se as reservas estão limitadas a um bloco específico de ambientes.
Bloquear para o próximo dia? Essa opção é para bloquear um ambiente para o dia seguinte à data da reserva, por exemplo se a unidade 02 reservar o salão de festas na sexta, com a opção ativada, o sistema automaticamente irá bloquear as reservas no sábado.
Ambientes correlacionados? Essa opção permite criar bloqueio de outros ambientes correlacionados.
Opções de correlação (caso ativada a questão anterior): Preencha o ambiente e para quem será o bloqueio: Todas as unidades ou a unidade da reserva.
Dia
Neste campo você irá informar os dias da semana para uso permitidos para o ambiente.
Horários
Informe o horário de uso permitido para o ambiente.
Regras de uso
Neste campo você irá informar as regras / proibições deste ambiente, caso exista.
3. Regras de Bloqueio
Vá em: Menu > Configurar Ambientes > Regras de Bloqueio > Nova regra de bloqueio
Para criar Regras de Bloqueio, é necessário ter algum ambiente já configurado/criado.
Na criação, preencha:
Nome: Neste campo defina o nome que terá o bloqueio. (Ex.: Reforma, Natal)
Ambiente: Selecione o ambiente que será bloqueado.
Tipo de Bloqueio: Fixo ou Por período. (Fixo para bloqueios sem data de término e por período para bloqueios que tenha dia/hora pra desbloquear)
Status: Ativo ou Inativo (Ativo quando o bloqueio está vigente. Inativo quando o bloqueio acontece esporadicamente ou ainda não está totalmente cadastrado.)
Período: Informe o dia, mês e ano do bloqueio. Quando ele for do tipo Fixo você colocará somente a data inicial, e se ele for Por Período você irá informar a data inicial, a data final e horários desse bloqueio.
Horários: Para Bloqueio Fixo, preencha o horário inicial e horário final desse bloqueio, ou selecione a opção do dia inteiro, já Bloqueio Por Período o horário é configurado em Período.
PERGUNTAS FREQUENTES
Como bloquear reservas de ambientes para inadimplentes?
Para moradores inadimplentes recomendamos que seja consultada as reservas dos ambientes e canceladas pelo próprio síndico. (Sugerimos que seja conversado com o morador sobre a situação.)
Como organizo as reservas futuras ou as que já estavam programadas?
Passe todas as reservas futuras que o condomínio possui para o aplicativo o quanto antes, para evitar duplicidade após o início de uso pelos moradores.
Como eu vejo as reservas do condomínio?
Em Menu > Reservas será mostrado o calendário com as reservas do mês, só trocar o mês que está apresentado e é possível verificar tanto reservas passadas quanto futuras. O síndico também recebe um e-mail a cada ambiente reservado.
Como gerenciar os pagamentos das reservas?
A partir do relatório mensal de reservas, será possível visualizar qual unidade reservou qual ambiente e assim seguir o processo interno de cobrança do condomínio para a unidade responsável. (No momento nosso sistema não está integrado à recursos de pagamento.)
Com que frequência recebo os relatórios de reservas?
Mensalmente, no e-mail configurado na ativação. O e-mail também pode ser conferido e alterado em Menu > Configurar Reservas.
Um grande abraço e até a próxima!